COPROPRIETE : De l'importance de la feuille de présence pour la validité de l'Assemblée générale de copropriété

L’absence de feuille de présence entraîne la nullité de l’Assemblée générale.

L’article 14 du décret du 17 mars 1967 dispose que :

« Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les noms et domiciles de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu s’il y a lieu, des dispositions de l’article 22 (alinéas 2 et 3) et de l’article 24 (alinéa 4) de la loi du 10 juillet 1965.

Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire.

Elle est certifiée exacte par le Président de l’Assemblée.

La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée.

Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1et suivants du Code Civil. »

Il résulte de ces dispositions que la feuille de présence, normalement établie par le syndic en sa qualité de secrétaire de séance, est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l'assemblée, formalité qui répond à l'exigence du contrôle de sa régularité.

La feuille de présence doit en outre être actualisée à mesure du déroulement de la réunion afin de noter les arrivées tardives, les absences momentanées ou les départs prématurés.

Le formalisme prévu pour l'établissement de la feuille de présence est impératif et l'absence de la feuille de présence, comme sa tenue irrégulière, est un motif d'annulation d'une assemblée générale.

Ces principes sont constamment rappelés par la jurisprudence.

Dans un arrêt en date du 18 février 2014 (Civ.3, 18.02.2014, n°13-10307), la Cour de cassation a annulé l’Assemblée générale au motif de l’absence de feuille de présence :

« Attendu qu'ayant relevé que le syndic s'était abstenu de répondre à la lettre recommandée par laquelle plusieurs copropriétaires avaient sollicité la délivrance d'une copie de la feuille de présence de l'assemblée générale du 30 juin 2009 et que le syndicat des copropriétaires, assigné par Mme X..., s'était à son tour abstenu de produire la pièce litigieuse, et ayant à bon droit retenu que le syndic devait satisfaire cette demande sans pouvoir se faire juge de son utilité et de sa légitimité et que le défaut de communication d'une feuille de présence conforme aux prescriptions légales équivalait à son absence, la cour d'appel a pu en déduire qu'à défaut de communication de la feuille de présence aux copropriétaires qui en faisaient la demande, l'assemblée générale du 30 juin 2009 devait être annulée ;

D'où il suit que le moyen n'est pas fondé ; 

PAR CES MOTIFS : 

REJETTE le pourvoi »

Tout copropriétaire pourra donc solliciter l’annulation de l’Assemblée générale au motif de l’absence ou de l’irrégularité de la feuille de présence, dans le délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’Assemblée générale imposé par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

 
L'article 42-1 de ladite loi permet désormais la notificatiaon par voie électronique, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires.

Cette procédure devra être introduite devant le Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l’immeuble, par voie d’assignation.

Le ministère d’Avocat est obligatoire pour ce type de procédure.